Secara garis
besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua
yaitu faktor ekstern dan faktor intern.
Faktor
Ekstern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering
disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang
terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi
melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya.
Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti
itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah
perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan
dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan.
Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern
menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas
dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan,
system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang
ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan
IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi
baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan
perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan
teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup
survive.
Faktor
Intern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi
yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:
- Problem
hubungan antar anggota,
- Problem
dalam proses kerja sama,
- Problem
keuangan.
Hubungan
antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim
terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan
bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan
sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal).
Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut
pengambilan keputusan dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan
system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan,
atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb.
Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan
organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga
sering menimbulkan problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena
terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti
ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang
digunakan.
Problem yang
sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya
menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Proses kerja
sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab
dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system
kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang
digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat
menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku)
menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan
rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian
sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi
yang digunakan.
Perlengkapan
yang digunakan dalam mengolah input menjadi output juga dapat merupakan
penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan
peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.
Yang
dimaksud dengan proses perubahan
adalah tata urutan atau langkah langkah dalam mewujudkan perubahan organisasi.
Langkah tersebut terdiri dari :
a. Mengadakan Pengkajian
a. Mengadakan Pengkajian
Tidak
dapat dipungkiri bahwa setiap organisasi apapun tidak dapat menghindarkan diri
dari pengaruh daripada berbagai perubahan yang terjadi di luar organisasi.
Perubahan yang terjadi di luar organisasi itu mencakup berbagai bidang, antara
lain politik, ekonomi, teknologi, hukum, sosial budaya dan sebagainya.
Perubahan tersebut mempunyai dampak terhadap organisasi, baik dampak yang
bersifat negatif maupun positif. Dampak bersifat negatif apabila perubahan itu
menjadi hambatan bagi kelancaran, perkembangan dan kemajuan organisasi. Dampak
bersifat positif apabila perubahan itu dapat memperlancar kegiatan, perkembangan
dan kemajuan organisasi atau dalam bentuk kesempatan-kesempatan baru yang tidak
tersedia sebelumnya.
b. Mengadakan Identifikasi
b. Mengadakan Identifikasi
Yang
perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam
organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi
harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat
dipecahkan dengan tepat.
c. Menetapkan Perubahan
c. Menetapkan Perubahan
Sebelum
langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih
dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan
kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta
pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.
Menentukan Strategi : Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.
d. Melakukan Evaluasi
Menentukan Strategi : Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi haru segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.
d. Melakukan Evaluasi
Untuk
mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu
dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti
berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.
Ciri–ciri Pengembangan Organisasi
Suatu strategi pendidikan yang kompleks yang dimaksudkan untuk mengubah keyakinan, sikap, nilai, dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi dengan teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tingkat yang memusingkan perubahan itu sendiri. Maka Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
· 1. Merupakan
strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki
sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang
dihadapi oleh organisasi.
· 2. Merupakan
kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan
terjadi.
· 3. Menekankan
cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi
dan semua satuan kerja dalam organisasi.
· 4. Mengandung
nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
·
Menggunakan
pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi,
interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian
integral di suasana yang utuh.
·
Menggunakan
pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Bila selama ini kita hanya
mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan
manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang
secara sederhana dapat diartikan sebagai : organisasi yang secara terus menerus
melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi,
memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area
belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.
Metode Perubahan dan Pengembangan Organisasi
Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini.
· 1. Sensitivity
training, merupakan teknik OD yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu
paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok
kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta,
pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan
(sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga
antar-pribadi.
· 2. Building,
adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap
individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu
meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya
bersifat matriks.
· 3. Survey
feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner
yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi
tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan
balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang
terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang
mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.
· 4. Transcational
Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA
mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta
cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi
kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.
· 5. Intergroup
activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan
hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk
kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Intergroup
activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik yang
mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.
·
6. Proses
Consultation. Dalam Process consultation, konsultan OD mengamati komunikasi,
pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode kerjasama, dan pemecahan
konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan balik
pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan
tindakan koreksi.
· 7. Grip
OD. Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep
managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep
ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya
kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun
aspek produksi.
· 8. Third-party
peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan sebagai pihak
ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai
teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan
kelompok.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar